Cosa bastante común el contar en nuestras bibliotecas escolares con un inventario de libros, cd, revistas, etc en una planilla de cálculo. Cosa también bastante común es pensar en automatizar la biblio, hacer el curso/capacitación de Aguapey y no querer cargar de nuevo los miles de libros en el nuevo sistema.
Ahora bien, como lo hago?
Paso 1
Revisar nuestro archivo Excel, y otorgarle la mayor consistencia y uniformidad posible.
Cada columna representa un campo y cada fila un registro.
Autor Principal (el primero que aparece de tres, si hay más autores no se coloca nada aquí y los autores van en Autor Secundario) cargado de la manera normalizada: Apellido, Nombre
Autor Secundario: Apellido, Nombre. Si hubiera más de uno separarlos con %.
Autores Institucionales: (cuando el autor no es una persona física, sino por ejemplo una institución, congreso, etc) Igual tratamiento que el anterior
Título: al estilo oración, no todo en mayúscula sostenida (vale para todos los datos)
Inventario: cada ejemplar debe poseer uno y por supuesto no puede haber dos iguales. Si hubiera más de uno separarlos con %.
Tema: Aquí si podemos colocar los términos en mayúscula sostenida. Si hubiera más de uno separarlos con %.
Si hubiese más datos, tratar que cumplan las reglas de catalogación, AACR2.
Paso 2
Aguapey se maneja con una implementación Marc21, entonces debemos conocer y estudiar el Formato Bibliográfico Marc21 para comprender a que campo Marc le corresponden los datos que tenemos en nuestro Excel.
Marc Bibliográfico en español: http://www.loc.gov/marc/marcspa.html
Marc Bibliográfico en Inglés (actualizado): http://www.loc.gov/marc/marc.html
Paso 3
Trabajaremos con Winisis y las herramientas de Bireme conocidas como CISIS, más precisamente con MX.
Vamos a usar las Estándar (10/30) para descargarlas: http://bvsmodelo.bvsalud.org/php/level.php?lang=es&component=28&item=1
Manual en español:
http://bvsmodelo.bvsalud.org/download/cisis/CISIS-ManualReferencia-es-5.2.pdf
Winisis:
http://bvsmodelo.bvsalud.org/php/level.php?lang=es&component=28&item=8
Paso 4
a) Comienza el trabajo, al archivo Excel (ej.: libros.xls) lo vamos a guardar como libros.csv, elegimos entonces tipo CSV (delimitado por comas)
b) Ahora teniendo la precaución de gardar solo la hoja activa, no las vacías aceptamos las dos ventanas que se aparecerán:
Bueno, ya tenemos nuestro libros.csv, ahora vamos a transformarlo a un archivo ISO 2709, usaremos el ejecutable MX que ya descargamos de Bireme.
c) Antes de seguir vamos a organizarnos creando un directorio/carpeta en donde realizaremos todos los pasos siguientes. Como ejemplo crearemos el directorio SW en nuestro Escritorio, en su interior colocaremos por ahora el archivo csv y el MX.
d) En este momento vamos a entrar a la línea de comandos de Windows. Para ello Inicio –> Ejecutar –> cmd –> Aceptar
Una vez en la consola, nos dirigimos hasta nuestro directorio SW
e) Ahora la magia:
mx seq=libros.csv; from=1 iso=marc.iso -all now
Aparece en el directorio SW un archivo: marc.iso, aún sin el formato Marc21.
Paso 5
Reformateo a Marc21. Podemos hacerlo de dos maneras: con el utilitario RETAG o con un archivo FST. Vamos a usar en esta ocasión un archivo *.FST.
Preparamos las herramientas: vamos al directorio ya creado “SW” y colocamos en el el archivo libros.csv, y un archivo de texto plano que va a llevar las instrucciones para el reformateo.
Este archivo lo llamaremos aguapey.fst y escribiremos en el tres columnas de datos, en la primera el campo correspondiente al formato Marc21 que recibirá los datos, en la segunda la técnica de indizado por defecto 0 (cero) y en la tercera el campo del archivo *.csv correspondiente de esta manera: en nuestro archivo de muestra veremos que el campo 1 o primera columna está ocupado con el número de inventario, el campo 2 con el autor, el 3 con el título y el 4 con el ISBN.
Como ven en la segunda imagen la fila superior, que me servía de guía (Nro Inv., Autor, Título, ISBN) ha desaparecido, la tenemos que eliminar antes de la migración a fin de no generar un registro con esos campos.
El archivo aguapey.fst sería así:
859 0 ‘^a’v1
100 0 ‘^a’v2
245 0 ‘^a’v3
020 0 ‘^a’v4
Paso 6
Instalar CDS/ISIS for Windows, más conocido como Winisis. Con este gestor de BBDD podremos realizar innumerables trabajos sobre nuestro Aguapey.
Instalación paso a paso:
Paso 7
Abrimos la base marc de Aguapey desde Winisis
Paso 8
La importación, vamos a la barra de tareas de Winisis:
Clickeamos en Base de Datos, luego en Importar
Y navegamos hasta el directorio que contenga el archivo marc.iso (en este caso lo copié al directorio Work de mi Winisis).
Cuando lo seleccionamos (doble click) se nos abre otra ventana que nos pide las últimas indicaciones para efectuar la importación, allí debemos colocar en FST de Reformateo la ruta a donde hayamos colocado el archivo, en el ejemplo lo puse en la raíz del disco C.
Dejamos todo lo demás como se ve y aceptamos, al terminar la importación veremos un aviso como este:
La importación se realizó con éxito y ahora observemos el resultado
Todos los datos presentes en el Excel han migrado al formato Marc21 de nuestro Aguapey.
Espero que el presente tutorial los anime a realizar esta tan buscada migración y comiencen a usar Aguapey, el mejor Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria para Bibliotecas Escolares.
Hola a todos, tengo una base en excel de 6500 registros, y necesito llevarlo a ABCD, segui los pasos que dicen en esta guia, llego a hacer la importacion con WINISIS, me importa la cantidad de registros correcta, pero los campos estan vacios, por favor si alguien sabe como puedo solucionar mi problema, mi estructura es CEPAL.
Muchas gracias por su amable atencion,
Hola, estimado, muchísimas gracias por este artículo. He seguido todo s los pasos al pie de la letra pero no me funcion+ó la carga final de libros, y creo que es por mi archivo FST. Mi pregunta es:
Como quedaría mi FST si tengo los siguientes campos:
Inventario -. Autor – Título -Tema
No se como sería el archivo de reformateo en este caso!
Muy agradecido por tu artículo y felicitándote por tu aporte, quedo a la espera de tu respuesta.
Hola, si el orden de las columnas del excel que quieres migrar es el que comentas (Inventario -. Autor – Título -Tema) el FST quedaría así:
859 0 ‘^a’ v1
100 0 ‘^a’ v2
245 0 ‘^a’ v3
659 0 ‘^a’ v4
Si le quisieras incorporar los indicadores tendrías que hacerlo entre las comillas simples y antes del separador de subcampo por ejemplo: 245 0 ’10 ^a’ v3
Espero que haya sido claro el ejemplo, saludos.
Roberto
Muchas gracias !!!! Sigo teniendo el siguiente problema:Cuando importo siguiendo todos los pasos, me queda una base de datos con el mismo número de campos que hice, pero todos y cada uno de ellos completamente vaciíos! ¿Porqué será? Muchas gracias desde ya!
Me pueden dar un ejemplo con imagen de lo que es la Librística???
Tengo duda si es el número de Cutter o no. Además de como se pondría en Aguapey
La librística es el Cutter, es un elemento de diferenciación cuando la signatura de clase se repite. En Aguapey se codifica en el campo 852 ^l (Ubicación/signatura topográfica).
Saludos
Te paso por aca los datos de la FDT o por otro medio; otra consultita en bibliotecas hay gente que trabaja con aguapey y winisis trabajen con los dos sistemas por su copatibilidad, es posible supongo….
Hola Juan, podes mandarme los archivos a neolibris[arroba]gmail.com que es a la dirección que llegan los mensajes desde el formulario de contacto. Sabes de otras bibliotecas cordobesas que usen GenisisWeb?. Winisis es un gestor de bases de datos isis y Aguapey un SIGB por lo que es lógico y esperable que aquellas gestiones sobre las bases que Aguapey no brinda acceso, estas se realicen con Winisis o Microisis.
Ahora estoy trabajando en un tutorial para pasar bases bibliográficas Aguapey a Koha, por el momento he hecho varias pruebas y salieron perfectas (sobre todo la migración) creo que el estado actual de Koha, lo completo como sistema y el soporte de una comunidad cada vez más grande de usuarios les da la posibilidad a las bibliotecas escolares o no que usan Aguapey de poner sus bases bibliográficas en Internet usando una parte solamente de Koha, su OPAC.
Saludos y espero tu fdt.
Hola Gracias por todo este tutorial; estamos tratando de migrar a aguapey nosotros tenemos en formato cepal usando winisis; saco mucha info para migrar al aguapey; tenés algun tutorial ue sepas de los que han tenido cepal en winisis que han pasado a Aguapey, cualquier info es bienvenida,
Gracias por todo
Juan Pineda
Hola Juan, la info del blog está orientada a dar una mano a aquellos bibliotecarios que han decidido usar Aguapey y se encuentran con trabas a la hora de pasar de un archivo excel u otro sistema. Me alegra que puedas sacar datos para tu migración. El tema de migrar desde winisis a Aguapey es sencillo, no uso la migración directa que incorpora Aguapey ya que está orientada a formatos cepal muy puros y como sabemos el cepal en nuestras bibliotecas muy pocas veces es mantenido sin subcampos o el agregado de campos locales.
Básicamente es hacer un reformateo usando un archivo FST, si me pasas tu FDT con indicación de los campos usados te puedo ayudar a migrar, luego posteamos el resultado si te parece.
Saludos cordiales
Asunto: Migracion de CSV a Aguapey:
Hola. He hecho lo que se explica en el tutorial, pero no me sale nada cuando realizo la importacion, solo un numero secuencial.
Alguien me da una mano, por favor?
Hola:
El tutorial para la migración me parece excelente. Solo que me quede trabado con los campos repetibles. Podrás indicarme como hacer para armar una fst para ese caso, por ejemplo un libro con varios ejemplares (numeros de inventario).
Gracias
Hola Adrián, para incorporar varios no de inventarios estos deben estar separados con el signo % desde el csv y en el archivo de reformateo (fst) agregar en la linea del campo 859^a al final donde colocas el número del campo de tu csv (ej 8, 9, etc) agregar la instrucción para que tome esos datos como repetibles, por ejemplo: 859 0 ‘^a’ v8|%|
Saludos
Muchísimas gracias por tu aporte!
Quisiera consultarte cuáles son los pasos a seguir para migrar una base desde Aguapey a Winisis de forma tal que se puedan visualizar correctamente los datos de los campos. (tanto en una base nueva como en una preexistente)
Mil gracias nuevamente!
Hola Uriel, no es necesario migrar solo abrí la base marc de Aguapey desde winisis. La visualización la copia del archivo pft, lo que podrías hacer es una nueva visualización, osea crear otro archivo pft. Si lo que queres es incorporar los registros de aguapey a winisis create un iso desde aguapey y lo incorporas al winisis desde archivo/importar.
Saludos
Hola!
Estuve leyendo los pasos para migrar un listado de libros en Excel y no puedo salir del paso 4 y 5.Mis dudas son las siguientes:
- En la carpeta SW que creé en el Escritorio, me quedaron los siguientes archivos: isis.zip libros.csv winisis15_3.exe Así está bien?
- Cuando ingreso a la línea de comandos de Windows y sigo todos los pasos que allí se detallan, no me aparece en el directorio SW el archivo marc.iso. Me gustaría que me explicaran nuevamente y de forma más detallada cómo transformar libros.csv en archivo iso.
- En el paso 5, ¿a dónde se coloca el archivo aguapey. fst? y dónde se escriben las instrucciones para el reformateo: ¿en las mismas columnas del archivo csv o hay que crear un nuevo archivo y escribir allí dentro? Como verán, mis dudas son muchas y les cuento que soy muy “nueva” en cuanto a Informática así que desde ya les agradezco su ayuda.
Hola Carolina, el archivo iso es creado cuando convocamos al MX, en el paso a paso dice textual: “en su interior colocaremos por ahora el archivo csv y el MX.” en tu caso no tienes el ejecutable mx, tienes que descomprimir el isis.zip y en su interior están los ejecutables.
El archivo fst se ubica (estando en windows) en la raiz del disco “C” para evitar rutas largas. El archivo fst es un archivo de texto plano que tiene escrito solo las instrucciones para llevar la informacion de un campo a otro.
Saludos y exitos
Hola. Estoy tratando de llevar a cabo la migración, pero me trabé en el paso 5 en la creación del *.fst. Estuve investigando y realmente no me cierra y por lo tanto no puedo seguir. Espero que me puedas ayudar, desde ya muchas gracias.
Hola Jesica, el archivo *.fst de reformateo debe estar en el mejor de los casos en la raiz del disco C para que winisis no tenga problemas de leerlo. Y en Winisis en el campo FST de Reformateo debes escribir la ruta completa, por ejemplo: C:\archivo.fst y la confección del archivo debe ser en tres columnas, en la 1º el campo de Aguapey al cual le agregarás la información, la 2º es la técnica de indizado podés poner la 0 (cero) es la más común y en la 3º entre comillas simples ‘^a’ delimitador de subcampo y la letra correspondiente al subcampo de Aguapey, a esto le agregás el campo 1 (v1) del excel.
859 0 ‘^a’v1
100 0 ‘^a’v2
245 0 ‘^a’v3
020 0 ‘^a’v4
Si no podés mandame el fst que hiciste y lo veo, saludos
Hola, soy bibliotecario y tengo una base en
access, la cual pasé de excel. Yo la manipu
lo actualmente en asp y html, pero yo quiero
pasarla a marc. Yo se como convertirla en
en archivo CSV, pero los campos son del 1
en adealnte. Me gustaria que me ayude con
la FST de reformateo. yo te puedo enviar
la tabla con unos cuantos campos.
Perdón por la demora en contestarte, podes enviarme un mensaje por el formulario de contacto o a neolibris@gmail.com y vemos como avanzar en tu migracion.
Saludos cordiales
Buenas Tardes: Soy Bibliotecológa y trabajo en asesorias, en este momento me estan haciendo un requerimiento de catalogación de libros en un formato
MICROLIF (MARC 21 852 Holding), la empresa tiene una base dde datos llamada Follett,en mi pais no se maneja ese microlis, he pensado hacerlo en la base aguapey o winisis, pero no se como hacerlo agradecería su colaboración, es decir que la base de datos en la que se va a catalogar se pueda migrar a Follett.
Por favor si me pueden informar como hago para montar la base de datos aguapey costos etc.
Gracias
Alis
Hola Alis, los datos extraídos de Aguapey (BBDD no relacional) se estructuran con un formato similar (no es Marc21 puro) a Marc, para migrar a otro formato es necesario hacer una correlación entre ambos. Por lo visto MicroLif es un marc sin leader y Aguapey lo genera automaticamente al igual que el 008, por lo que salvando los campos locales de Aguapey (que necesitan reformatearse a los que Follet utilice) no veo un impedimento para lograrlo.
Me parece que los pasos serían convertir el mst de Aguapey a texto con Marcedit, corregir los errores, generar un archivo marc (*.mrc) y ver que tipos de archivos puede importar Follet.
Aguapey es gratuito, no libre, lo distribuye la Biblioteca Nacional de Maestros de Argentina http://www.bnm.me.gov.ar, podrías iniciar el pedido allí.
Saludos cordiales
Hola, acabo de leer el tutorial y todavia no lo pongo en práctica… es que en la biblio donde trabajo utilizamos winisis… pero los campos que se llenan segun la tradicion (digo, por que el sist de clasificacion y catalogacion aqui fue “creado” por una bibliotecaria ancestral que ahora se retiro, y es muyparticular, pero que sirve a los fines del uso en este lugar)es titulo, autor, impresion y clasificacion. Ahora instale aguapey, y lo conozco, he hecho la capacitación, pero no puedo importar la base al aguapey, es decir, lo importa pero no se visualiza. Sé que es una cuestión de formatos, no se cual es el que se usa aquí, solo que es a partir de winisis no de excel… que podría hacer???
Les agradecería muchisimo su ayuda…
Cynthia Ordoñez.
Centro Educativo Causay.
Hola Cynthia, el importar los datos sin reformatearlos al Marc que usa Aguapey hace que no los puedas visualizar. El reformateo es muy fácil si estas acostrumbrada a Winisis, con solo crear una FST de reformateo siguiendo los campos existentes en tu base original. Por lo que me contas la base tiene solo 4 campos (titulo, autor, impresión y clasificación) estos se corresponden en Marc al 245 $a (título), 100 $a (autor personal principal), 260 $a$b$c (impresión, que entiendo como lugar, editorial y fecha) y 859 $m (clasificación solamente, no librística).
Como ejemplo de FST:
859 0 ‘^m’vX
100 0 ‘^a’vX
245 0 ‘^a’vX
260 0 ‘^a’vX, ‘^b’vX, ‘^c’vX
Donde X se reemplaza por el número que identifica cada campo en cuestión en la base original.
Finalmente solo seguir los pasos del tutorial desde el paso 8, teniendo la precaución de generar el ISO desde la base original de Winisis.
Espero que te sea de ayuda la explicación, sino escribime nuevamente. Saludos cordiales
Excelente la página, tengo una consulta, trabajo en dos escuelas y suelo realizar en forma mas que completa la base de datos aguapey en una de las escuelas para migrar a la otra y asi evitar duplicar mi trabajo a la hora de la carga, hay alguna forma de borrar los registros vacios que se producen en una base de aguapey?
Hola Gabriel para borrar los registros vacíos podrías utilizar el botón “Buscar vacíos” de la pestaña búsqueda para identificarlos, luego marcarlos como borrados e exportar/importar la base como ISO.
Con eso desaparecen y la base resultante queda más compacta.
Saludos
Buenas!
me quedó una duda: como deben ir dispuestas las columnas en el excel?
Gracias
Saludos
Hola, las columnas pueden ir dispuestas de cualquier manera siempre teniendo en cuenta que cada columna es un campo.
Lo que variará es el archivo fst, que irá linea por linea indicando a que campo marc le corresponde la columna en cuestión.
Saludos
Al ponerme en contacto con vos en una oportunidad anterior consultándote específicamente por este tema me diste una gran ayuda y me dijiste que ibas a hacer un tutorial al respecto, y cumpliste!
Gracias por el gran trabajo que al ser desinteresado vale mil veces mas.
Un gran saludo desde Mendoza!
Hola Juan Carlos, gracias por tu comentario. Mis aportes a la comunidad Aguapey tratan de ser constructivos y no buscan más que apoyar la tarea social que realizan nuestras bibliotecas, en este caso difundiendo y facilitando a través de pequeños tutos el manejo de este SIGB.
Gracias de nuevo y saludos desde Córdoba.
Gracias Roberto, espectacular el tutorial. Lo seguí paso a paso y pude migrar un listadito de 1586 libros. Ahora solo me queda completar un poco más la catalogación y listo.
Gracias de verdad, estuve dandole vuelta al tema y no podía arrancar, me parece alucinante que gente como vos haga esta tarea y sin esperar retribución.
Gracias Eugenia por el comentario, me alegra que hayas podido migrar el excel.
Hay mucha gente que aporta lo suyo para que las bibliotecas escolares o populares puedan avanzar, no es ni un sacerdocio ni un apostolado, existe la convicción de la tarea social, de la difusión democratizadora del conocimiento, que realizan las bibliotecas. Es en mi caso un apasionamiento y lo hago gustoso.
Saludos y gracias de nuevo.
Muy buen trabajo. Muy buen trabajo. Gracias por tu aporte.
Gracias por tu comentario, saludos.
Pingback: Migrar-listado-de-libros-en-Excel-a-Aguapey : Sysmaya
Genial, que grande que sos. Hace meses, más de 6 que estoy buscando la forma de hacerlo, aquí en Buenos Aires si querés que te den una mano tenés que pagar y bastante.
Un millón de gracias, tengo un excel con más de 8500 libros y no quería cargarlos de nuevo, y tampoco quería dejar de usar Aguapey.
No das capacitaciones a distancia? Hay muchísimas cosas que quisiera aprender.
Un abrazo y de nuevo gracias capo.
Gracias Agustín por tus palabras, se que por ahí es difícil encontrar info de migraciones en Internet, pero bueno en esta ocasión traté de hacer un tutorial básico manejando herramientas conocidas y otras no tanto.
Las capacitaciones las realiza la Biblioteca Nacional de Maestros y las diferentes regionales en todo el país, sería conveniente que preguntaras allí, el mail de contacto es bnmbera@me.gov.ar.
Otra forma de aprender es integrarse al foro Aguapey en http://www.bnm.me.gov.ar/aguapey (es necesario registrarse).
Me alegra que hayas podido realizar la migración, además en poco tiempo. A veces las mismas se complican por la cantidad de datos, su disposición y lo estructurado del formato Marc21.
De nuevo gracias por tus palabras y estamos para ayudar.